営業日報・報告書の作成ガイド【意味のあるツールへ】

営業日報・報告書の作成ガイド【意味のあるツールへ】

営業日報や報告書は形骸化しがちだし、記入する価値を感じない。

部下(営業マン)にどのように営業日報や報告書を書かせれば有益なツールになるのか分からない。

最近は営業日報をアプリやシステムで登録をする会社も増えているようだし、おすすめを知りたい。

こんにちは、月間2.5万人が閲覧する『サトルライフ』を運営しているサトル(@satoru_bloggerです。そんなお悩みや疑問にお答えしますので、是非ご覧ください。

ここでは、これらの内容をまとめています。

  • 【管理者・営業マン向け】営業日報・報告書の目的
  • 【管理者・営業マン向け】よくありがちな営業日報・報告書の問題点
  • 【管理者向け】意味のある営業日報・報告書のテンプレート・フォーマット
  • 【営業マン向け】営業日賦や報告書の効果的な書き方
  • 【社長・管理者向け】おすすめの営業日報アプリやシステムの比較

僕自身は、みずほ銀行(個人・中堅中小企業・大企業・ファンド営業、2度行内表彰受賞)→M&A仲介(営業)→資産運用系ベンチャー(営業兼経営も学ぶ)と10年程度の営業活動を経験。

10年程度の営業マン生活では、無駄な営業日報や報告書も沢山記載してきました。

ただこれには、経営側・管理者側・営業側のそれぞれに問題があると考えており、毎日記載している営業日報・報告書作成の時間を意味のあるものにするためにまとめました。

  • 営業マン
  • 営業マンの管理者
  • 経営者

それぞれの記事を読むことで、それぞれの立場の方が他の立場の人の気持ちを考え直す良いきっかけになるはずです。

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1.【管理者・営業マン向け】営業日報・報告書の目的

営業日報や報告書の完全ガイドを記載する前に、これらを記載する目的について整理します。

それは、管理者と営業マンでそれぞれ下記のような感じではないでしょうか。

1-1.管理者

管理者側の目的は、以下の通りです。

  • 営業マンの行動を把握し、PDCAを出来る限りスムーズに回させるため
  • 営業マンに日報を書かせることで、一日一日の営業活動へのプレッシャーを掛けるため
  • 管理者にとっての上司に状況報告をスムーズにするため
  • 営業マンから得られる情報を吸い上げ、チーム全体の戦略立案のため
  • 営業マンの好事例を共有し、チーム全体の営業成績UPを図るため

これらの目的をご覧になり、自分に置き換えた際にはいかかでしょうか。

管理者になりたての時には意識していたことも、時間とともにこのような意識が薄れていてる方がいるのではないでしょうか。

1-2.営業マン

営業マン側の目的は、以下の通りです。

  • 可視化して一日の仕事の振り返りをするため
  • スムーズかつ報連相の時間を短縮するため
  • 報連相のルーティン化のため
  • 備忘録として
  • 取引先の引き継ぎをする際に、営業日報や報告書で可視化されていることでスムーズに進めるため

本来営業マンにとっては、このような目的が挙げられます。
なかなかこの通りスムーズに目的を達成することは難しいですよね。

次に、実際に現場でよくありがちな営業日報や報告書の問題点をまとめていますので、ご覧ください。

2.【管理者・営業マン向け】よくありがちな営業日報・報告書の問題点

よくありがちな営業日報や報告書の問題点は、管理者と営業マンでそれぞれ下記のような感じではないでしょうか。

2-1.管理者

管理者側の問題点は、以下の通りです。

  • 具体的な営業活動が見えてこない
  • 営業マンによって営業日報の書き方に差がありすぎて、読むのに無駄な時間がかかる
  • 多忙なため、営業マンへのフィードバックが出来ていない
  • 営業日報では一部の情報しかないため、過去の動きが見えにくい
  • 定量的なデータ分析に活用できていない

これらを解決するためには、営業日報や報告書のフォーマットやテンプレートを変更したり、どのような目的で記載するのか営業マンと話し合ったりしなければいけません。

営業日報アプリやシステムの導入やシステムの刷新が不可欠です

2-2.営業マン

営業マン側の問題点は、以下の通りです。

  • 管理者が見ていないので、形骸化して記載内容もいい加減になる
  • 日記のように記載しており、管理者にもほぼ見られていない
  • 特に報告書では、管理者からの修正指示があるため、その修正作業で時間を取られる
  • 従来通りの紙ベースでの提出のため、取引先から会社に戻って記載する手間が発生する

営業マン側にも、このような問題点があるので、記載の仕方を工夫していかなければいけません。

また、営業マン側の作業負担軽減の観点からも営業日報アプリやシステムの導入やシステムの刷新が不可欠です。

3.【管理者向け】意味のある営業日報・報告書のテンプレート・フォーマット

意味のある営業日報や報告書にするためには、営業マンに書き方の指導をするだけではなく、そもそものフォーマットやテンプレートを変更したりする必要があります。

以前から使用しているフォーマットで、日報や報告書が形骸化していませんでしょうか。

まずは、管理者側で検討するべきだと思います。

意味のあるテンプレート・フォーマットに変更するためには、この6つのステップが必要不可欠です。

  • 作成の意図・目的を営業マンと確認して、フォーマットを設定する
  • 出来る限り、他の管理ツールと重複させない
  • 営業日報・報告書のフォーマットは改善が必要だが、頻繁には変更しない
  • 営業日報・報告書により、営業マンが何のために訪問しているのかを明確にさせる
  • 営業マンの訪問目的が達成できているのか、行動管理・進捗確認をする
  • 課題への対応策・次回への動きを営業マンと一緒に考える

この流れを実践するためのステップや活用できるツールなどについて、次の記事でまとめています。

【管理者向け】営業日報を価値あるテンプレート・フォーマットに!

【管理者向け】営業日報を価値あるテンプレート・フォーマットに!

4.【営業マン向け】営業日賦や報告書の効果的な書き方

管理者から与えられた営業日報や報告書のフォーマットを使用して記載しますが、その際に営業マン側が認識すべき留意点や書き方をまとめています。

下記のようなポイントに注意して記載していく流れを具体例を交えて解説しています。

  • 5W3H
  • 過去からのつながり
  • 行動→目標→成果→問題点→対応策→翌日の目標
  • 自分についての分析は不要
【営業日報や報告書の効果的な書き方【例文もあり】

営業日報や報告書の効果的な書き方【例文もあり】

5.【社長・管理者向け】おすすめの営業日報アプリやシステムの比較

従来の営業日報や報告書で発生していたデメリットを改善するためのツールとして、日報アプリやシステムが主流になってきています。

営業アプリやシステムを活用するメリットは、

  • 時間や場所を問わず、スピーディーな情報共有が可能
  • 社内、チーム内のコミュニケーションの活性化
  • データとして蓄積して、今後の営業活動の参考にすることが可能

逆にデメリットとしては、

  • 会社外でも仕事が可能になるので、プライベートと仕事の境があいまいに
  • 情報漏えいのリスク

まだ紙ベースやエクセルベースで管理している会社、すでにシステムを導入している会社でも既存のシステムの使い勝手が悪いと感じている会社の経営者や管理者は、是非こちらの記事をどうぞ。

おすすめの営業日報アプリ・システム8選【営業を効率的に!】

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